Was Hausverwaltungen wirklich tun müssen (und worauf genau zu achten ist)

Worauf bei der Bestellung einer Hausverwaltung zu achten ist und was getan werden kann, wenn es zu Problemen kommt.

Intransparenz, Chaos und Nichterreichbarkeit – durchforstet man die Foren nach Erfahrungsberichten von Mietern oder Wohnungseigentümern mit deren Hausverwaltungen im Internet, ist es oft die Frustration, die einem entgegenschlägt. Die Einblicke in die Praxis mancher Hausverwaltungen schlagen sich auf das Image der Unternehmer in der ganzen Branche nieder.

Fragt man Markus Pusta nach seiner Einschätzung, warum Hausverwaltungen mit so vielen negativen Rezensionen zu kämpfen haben, verweist er auf die mangelnde Transparenz. Pusta leitet gemeinsam mit seinem Vater und Bruder die Pusta & Partner Hausverwaltungs GmbH, die 170 Immobilien in Wien und Umgebung betreut. „Die Leute wissen oft nicht, was mit dem Geld passiert, das sie monatlich einzahlen. Wenn das nicht nachvollziehbar für den Endverbraucher – etwa in einer Hausversammlung – dargestellt wird, dann kommen auch Aussagen wie ,Der macht mit meinem Geld etwas, das ich nicht kontrollieren kann’“, sagt er.

Gleichzeitig verspüre er aber auch ein erhöhtes Bewusstsein und dass die Eigentümer Rechenschaft dafür fordern, was mit dem Geld passiert, das sie einzahlen. Seine Firma arbeitet daher derzeit an der Entwicklung einer App, die den Wohnungseigentümern Einblick in die laufenden Kosten des Hauses gibt, in der sie selbst Schäden melden können und sehen, welcher Professionist die Arbeiten durchführt.

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Eine Anlaufstelle, wenn es zu Problemen mit der Hausverwaltung kommt, ist die Arbeiterkammer Wien, die sich vor allem um die Anfragen von Mietern kümmert. „Neben dem Dauerbrenner Erhaltungspflichten – also wer muss was reparieren – gibt es auffällig häufig Probleme mit Kautionsrückzahlungen“, sagt AK-Wohnrechtsexperte Erwin Bruckner.

So würde in der Praxis gerne übersehen, dass der Mieter für die gewöhnliche Abnützung der Wohnung nichts zu zahlen habe, da dies mit dem laufenden Mietzins abgegolten werde, meint er. Besonders ärgerlich findet er auch die Tatsache, dass manche Hausverwaltungen überhöhten Mietzins oder erhöhte Betriebskostenposten vorschreiben – mit der Hoffnung, dass die Mieter keine Rechtsdurchsetzung erwirken.

Aufgabengebiet

Doch welche Aufgaben und Pflichten hat der Hausverwalter? Generell sollte er die Interessen aller – also von Eigentümern und Mietern – bestmöglich vertreten und die Weisungen der Mehrheit der Eigentümer, die ja Auftraggeber sind, befolgen. Hausverwalter Markus Pusta teilt das Aufgabengebiet in drei Bereiche: in Allgemeines (Datenpflege, Verträge schreiben und Rechtliches klären), den technischen Part (Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen) sowie den kaufmännischen Part (Abrechnung der Betriebskosten, Bilden von Rücklagen, Verrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten).

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Außerdem ist mindestens alle zwei Jahre eine Eigentümerversammlung gesetzlich vorgesehen, die der Verwalter einberufen muss. Und zwar auch dann, wenn es keine besonderen Besprechungspunkte gibt. „Wir haben immer einen Beamer dabei und zeigen den Leuten Fotos und Pläne von Schäden oder Vorhaben“, erzählt Pusta aus seinem Berufsalltag. Er habe die Erfahrung gemacht, dass Eigentümer, die nicht ständig im Haus wohnen oder die Wohnung vermieten, Schäden oft gar nicht wahrnehmen und erst durch die Visualisierung Sanierungsmaßnahmen zustimmen würden. Dies sei besonders wichtig, um als Verwaltung nicht nur zu konservieren, sondern aktiv mit den Eigentümern zu arbeiten und so die Immobilie instand zu halten.

„Immer öfter werden wir Hausverwalter auch als Mediator oder Schiedsrichter für streitende Wohnungseigentümer gesehen“, sagt Pusta. In so einem Fall versucht er, sich so neutral wie möglich zu verhalten, ist sein Auftrag schließlich, die gesamte Gemeinschaft zu vertreten.

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Kündigung und Neubestellung

Doch was kann die Eigentümergemeinschaft tun, wenn die Hausverwaltung ihren Pflichten nicht nachkommt, nicht erreichbar ist oder unbesprochene Verbesserungsmaßnahmen in Auftrag gibt, die zu hohen Kosten führen? „Es gibt kein Gesetz, in dem steht, wie viele Stunden die Hausverwaltung erreichbar sein muss“, relativiert Erwin Bruckner von der Arbeiterkammer Wien. Möchte ein einzelner Wohnungseigentümer die Hausverwaltung wechseln, weil er mit der Arbeit dieser nicht zufrieden ist, gestaltet sich dies kompliziert.

„Die Rechtssprechung ist hier sehr streng, der Eigentümer müsste den Nachweis erbringen, dass sehr grobe Pflichtverletzungen erfolgt sind“, sagt Bruckner. Beispiele hierfür wären etwa, dass der Hausverwalter seine Instandhaltungspflichten über längere Zeit vernachlässigt und dadurch ein Wasserrohrbruch erst Monate später entdeckt wird oder der Hausverwalter die Versicherungsprämien nicht einzahlt. „Da könnte sogar ein Einzelner die Abberufung über das Gericht durchsetzen – aber das ist ein zäher Prozess“, fügt Bruckner hinzu.

Klüger wäre es seiner Meinung nach, Überzeugungsarbeit bei den anderen Eigentümern zu leisten. Voraussetzung für eine Kündigung ist nämlich ein Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer. Zudem muss eine dreimonatige Kündigungsfrist – bei befristeten und unbefristeten Verträgen – eingehalten werden. Es gibt aber auch Erleichterungen: Besteht ein Naheverhältnis zwischen einem Eigentümer und der Hausverwaltung, darf dieser nicht mitstimmen, wenn es um die Vertragskündigung geht.

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Haben die Eigentümer die Hausverwaltung abgewählt und den Vertrag gekündigt, stellt sich die Frage, nach welchen Kriterien die neue ausgewählt werden sollte. „Man sollte sich mehrere Anbote einholen, die auch ausreichend detailliert sind“, rät Wohnrechtsexperte Bruckner. Da der Verwalter eine gesetzliche Formalvollmacht innehat, wäre es ausreichend, wenn die Mehrheit beschließt, eine Verwaltung zu einem bestimmten Honorar zu beauftragen – der Inhalt des Vertrags und die Pflichten der Hausverwaltung ergeben sich dann aus dem Gesetz.

Vielmehr empfiehlt Bruckner jedoch, den Vertrag zu individualisieren, also beispielsweise die genauen Rechte des Hausverwalters im Außenverhältnis festzulegen oder zu konkretisieren, dass für Erhaltungskosten über einem bestimmten Betrag ein Mehrheitsbeschluss nötig ist. Diesen Trend zur Individualisierung sieht auch Hausverwalter Markus Pusta, der neben dem Komplett-Sorglos-Paket mit Sanierungsabwicklung, wie er es nennt, auch nur kaufmännische oder technische Betreuung anbietet.

Forderungen

Ein Punkt, der Arbeiterkammer-Experte Bruckner weiters wichtig ist, ist das Eigenkonto. Rein rechtlich reicht es aus, wenn der Hausverwalter für die Eigentümergemeinschaft ein Anderkonto errichtet, das dem Verwalter gehört und auf dessen Namen lautet. „Besser wäre ein Eigenkonto, das auf die Gemeinschaft lautet und auf dem der Verwalter zeichnungsberechtigt ist. Kommt es zu einer Insolvenz des Verwalters, steht man als Gemeinschaft besser da“, sagt Bruckner. Zusätzlich könne man überlegen, die Vertretungsmacht des Hausverwalters nach außen zu beschränken.

„Der Verwalter kann so ziemlich alles im Namen der Eigentümergemeinschaft bindend in Auftrag geben, obwohl er es im Innenverhältnis gar nicht darf“, sagt der Experte. Die Eigentümer könnten dann zwar kündigen und Schadenersatzforderungen stellen – in der Realität sei dies jedoch ein mühsames Unterfangen, vor allem wenn sich die Hausverwaltung in Konkurs befindet.

Erwin Schuh

Dennoch möchte Bruckner festhalten: „Selbst der emsigste Verwalter wird es nie jedem Wohnungseigentümer recht machen können.“ Durch unterschiedliche Interessen und überhöhte Erwartungen sei dies oft schwierig. Markus Pusta gibt ein Beispiel aus der Praxis: „Kürzlich hat ein Wohnungseigentümer das schwarze Brett angezündet, weil er es lustig fand. Das Problem ist: Das Haus muss erstmal den Schaden zahlen, ich muss ihn als Verwalter abwickeln.“ Genau solche Erlebnisse würden das Managen der Immobilien schwierig machen, aber diese Herausforderungen seien auch der Reiz an seinem Job, meint Pusta abschließend.